Tại sao xảy ra sự đôi khi và thường lệ

Trong đời sống và các mối quan hệ giao dịch, chúng ta đều hiểu rằng không có sự an toàn tuyệt đối mà tất cả phụ thuộc vào phương thức quản trị rủi ro. Qua nhiều năm hoạt động nghề nghiệp trong lĩnh vực lập vi bằng và thi hành án dân sự, chúng tôi triển khai bài viết này từ góc nhìn khách quan nhằm phản ánh một thực tế: vì sao có những chủ thể sử dụng vi bằng một cách “thường lệ”, trong khi nhiều người lại chỉ tìm đến “đôi khi” hoặc trong tình thế bất đắc dĩ?

Giá trị của vi bằng với tư cách là nguồn chứng cứ đã được pháp luật ghi nhận rõ ràng. Tuy nhiên, thời điểm xác lập, phương pháp ghi nhận và tư duy phòng ngừa rủi ro của từng người có thể ảnh hưởng đáng kể đến khả năng chứng minh và bảo vệ quyền lợi khi tranh chấp phát sinh.

Ai thường xuyên sử dụng vi bằng? (Nhóm khách hàng chủ động)

Thực tế cho thấy nhóm khách hàng sử dụng dịch vụ thường lệ thường là những người có kinh nghiệm thương trường, am hiểu pháp luật hoặc đã từng đúc rút bài học sâu sắc từ các tranh chấp trong quá khứ. Họ tập trung vào 4 nhóm quan hệ điển hình:

01. Giao dịch bất động sản: Mua bán, chuyển nhượng, đặt cọc quyền sử dụng đất, căn hộ chung cư trong các trường hợp đang chuẩn bị hồ sơ chuyển nhượng, tài sản đang thế chấp ngân hàng chờ giải chấp, hoặc chung cư đang trong giai đoạn hoàn tất thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu. Các nhà đầu tư chuyên nghiệp, đơn vị môi giới uy tín và doanh nghiệp triển khai dự án luôn chủ động lập vi bằng giao nhận tiền, giao nhận tài sản và cam kết tiến độ để kiểm soát rủi ro dòng tiền ngay từ đầu.

02. Xác lập và bảo toàn chứng cứ cho vụ việc: Thu thập chứng cứ đối với các hành vi trên mạng xã hội, internet, phát ngôn báo chí; ghi nhận việc giao nhận thông báo, tống đạt văn bản; kiểm kê tài sản và xác lập hiện trạng phục vụ việc giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền.

03. Quan hệ doanh nghiệp – dịch vụ: Các thỏa thuận hợp tác đầu tư, cam kết tài chính, hồ sơ du học – cung ứng dịch vụ; xác nhận quyền và nghĩa vụ giữa các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế nhằm phòng ngừa nguy cơ vi phạm cam kết.

04. Xây dựng, bàn giao và cho thuê tài sản: Hiện trạng công trình trước khi thi công, công trình giáp ranh để phòng ngừa nguy cơ rạn nứt, sụt lún; hiện trạng tài sản tại thời điểm bàn giao cho thuê và khi nhận lại mặt bằng tại các chung cư, khách sạn, trụ sở kinh doanh. Việc đo đạc, chụp hình và mô tả chi tiết giúp các bên có thước đo khách quan để giải quyết nếu phát sinh hư hại.

Khi nào người ta chỉ tìm đến vi bằng quá muộn? (Nhóm khách hàng bị động)

Trái ngược với nhóm thường lệ, có những khách hàng chỉ tìm đến Thừa hành viên trong tâm thế bị động, coi vi bằng như giải pháp vớt vát khi niềm tin đối tác đã đổ vỡ và quyền lợi đang bị xâm hại nghiêm trọng:

Chủ quan khi giao dịch ban đầu: Nhiều giao dịch tài sản giá trị lớn (mua bán nhà đất, vay mượn hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng) chỉ được thực hiện dựa trên sự cả nể, bằng các giấy tờ viết tay sơ sài không người làm chứng. Đến khi đối tác không thực hiện cam kết, tranh chấp ranh giới bùng phát hoặc tài sản bị kê biên ngăn chặn thi hành án, họ mới nhận ra tài liệu của mình quá yếu ớt về giá trị chứng minh.

Chứng cứ điện tử chỉ được thu thập khi tranh chấp đã phát sinh: Trong các giao dịch hợp tác làm ăn không có hợp đồng chính thức, khi đối phương có dấu hiệu trốn tránh nghĩa vụ hoặc tẩu tán tài sản, người trong cuộc mới vội vã đề nghị lập vi bằng ghi nhận các đoạn tin nhắn Zalo, Facebook, email hoặc tổ chức buổi làm việc đối chất nhằm vớt vát chứng cứ trước khi nộp đơn khởi kiện.

Không ghi nhận hiện trạng và tài sản từ đầu: Phổ biến trong các vụ việc phân chia tài sản chung khi ly hôn, giải thể công ty hoặc thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng. Do ban đầu không lập vi bằng kiểm kê hiện trạng tài sản góp vốn hoặc hiện trạng mặt bằng, đến khi phát sinh bất đồng gay gắt, các bên rất khó chứng minh phần đóng góp hay thiệt hại thực tế của mình.

Kết luận: Chủ động quản trị chứng cứ từ sớm

Sự phân cực giữa tần suất “đôi khi” và “thường lệ” thực chất phản ánh mức độ nhận thức về quản trị rủi ro pháp lý. Nhóm thường lệ coi vi bằng là một công cụ bảo vệ chủ động, một biện pháp hỗ trợ quản trị chứng cứ chủ động để thiết lập hành lang minh bạch ngay từ khi bắt đầu giao kết; trong khi nhóm bị động chỉ tìm đến như một biện pháp giải quyết hậu quả khi rủi ro đã hiện hữu.

Trong mọi quan hệ dân sự và kinh tế, việc chủ động xác lập chứng cứ không phải là sự nghi ngại đối tác, mà là biểu hiện của tính chuyên nghiệp, minh bạch và tôn trọng lẫn nhau. Thiết lập vi bằng kịp thời ngay từ vạch xuất phát có thể giúp các bên có thêm nguồn chứng cứ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp khi cần thiết và hiện thực hóa nguyên tắc “phòng bệnh hơn chữa bệnh” trong đời sống pháp lý.